Образец журнала регистрации путевых листов 2018 год

Предприниматели и организации, которые используют в своей деятельности автотранспорт, оформляют для каждой поездки путевые листы. Эти бланки отражают расход ГСМ, а также другие показатели работы. Каждый выданный документ отмечается в соответствующем регистре - журнале учета путевых листов, для которого разработана унифицированная форма. В конце статьи доступен для скачивания образец документа.

Об оформлении журнала учета

Журнал регистрации путевых листов имеет унифицированную форму № 8, утвержденную Госкомстатом РФ в 1997 году. Ее можно использовать и сегодня. Вместе с тем, на основании закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года, применение унифицированных форм не является обязательным.

Относительно ведения журнала учета путевых листов 2018 нужно учесть ряд моментов:

  1. Регистр заводится на срок до 1 года.
  2. Руководитель лично определяет продолжительность ведения журнала.
  3. Если руководитель отказывается от использования унифицированной формы, то нужно составить свой образец, который будет содержать те же самые реквизиты.
  4. Срок хранения журнала составляет не менее 5 лет.

Внимание! Перед списанием журнала необходимо убедиться, что завершился срок хранения последнего зафиксированного в нем бланка.

После внесения отметок в регистр ставятся подписи. Внесенные данные подтверждает бухгалтер, работник, который ведет журнал, а также водитель. В конце унифицированной формы таблицы есть графа для комментариев. Она не является обязательной для заполнения. 

Образец формы: обязательные реквизиты

На первой странице журнала указано наименование предприятия либо организации, а также период ведения регистра. В специально отведенных полях справа вводятся коды по ОКУД и ОКПО.

Затем идет таблица, которая включает:

  1. Номер путевого листа.
  2. Дату выдачи документа.
  3. Данные водителя (ФИО и табельный номер).
  4. Номер авто.
  5. Подписи водителя, диспетчера (с датой взятия у водителя бланка) и бухгалтера (с датой приемки документации).
  6. Дополнительную информацию (при необходимости).

По единому шаблону печатаются все остальные страницы. Зачастую в строки вносятся примерно одни и те же данные. Когда свободные страницы закончились, журнал учета движения путевых листов нужно направить в архив. Там он будет храниться в течение 5 лет.

Кому поручается ведение регистра

Журнал учета ведет работник, назначенный приказом директора либо ИП. Кроме того, это может быть поручено сотруднику, в трудовом договоре с которым уже прописана данная обязанность. Руководитель может привлечь для ведения журнала стороннюю организацию либо ИП. Для документального оформления такого сотрудничества заполняется договор оказания услуг.

Вне зависимости от того, кто ответственен за ведение журнала учета, выделяют следующие особенности:

  • запись делается по каждому путевому листу;
  • бланки отмечают в хронологическом порядке;
  • страницы нумеруют подряд.