Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря
Чтобы регламентировать трудовые отношения и распределять обязанности, составляется должностная инструкция. Она предусмотрена и для секретаря. В документе отражены требования к квалификации, необходимые для работы знания и навыки. Содержание включает в себя развернутый перечень обязанностей, определяет полномочия и ответственность сотрудника. В конце статьи можно скачать образец должностной инструкции секретаря.
Первый раздел инструкции: старт работы
Должностная инструкция менеджера или другого работника не является строго обязательным для предприятия документом и не имеет утвержденной формы. Типовой образец включает в себя 4 раздела, среди которых вводные положения, обязанности, права, ответственность.
Первая часть «Общие положения» дает представление о требованиях к кандидату на должность, подчиненности работника и необходимых для него знаниях.
Должностная инструкция офис включает следующие положения.
- Должность относится к группе технических исполнителей.
- Присвоение должности и освобождение от обязанностей происходит посредством издания приказа генерального директора.
- Непосредственный начальник: генеральный директор либо руководитель подразделения.
- Требования к образованию: высшее, неполное высшее или среднее специальное. Опыт работы минимум 6 месяцев. Необходимо владеть навыками работы с офисной техникой и текстовыми редакторами.
- В период отсутствия секретаря приказом руководителя назначается заместитель (менеджер или другой работник).
В отдельный пункт выделяется, чем руководствуется секретарь при выполнении должностных обязанностей. Он ориентируется на действующее законодательство, Устав организации и прочие локальные документы, приказы директора и непосредственно данную инструкцию.
Что входит в должностные обязанности секретаря
На самом деле работа секретаря, как и менеджера, не ограничивается вежливым приемом посетителей и ответами на звонки руководству. У него немало обязательств, связанных с обработкой документов и организацией совещаний.
Второй раздел, описывающий должностные обязанности, включает в себя следующий перечень функций.
- Прием корреспонденции, поступающей на имя директора, и ее распределение по структурным подразделениям организации.
- Прием заявлений и бланков на подпись руководителя.
- Подготовка документов и прочих материалов, которые требуются для работы директора.
- Отслеживание своевременного рассмотрения и предоставления результатов по документам, направленным в различные структурные подразделения и отдельным лицам (например, менеджерам).
- Проверка правильности оформления и редакция документов, переданных директору на подпись.
- Организация телефонных переговоров руководства.
- В случае отсутствия руководителя фиксирование информации, а затем доведение до его сведения.
- Подготовка ответов на полученные письма, запросов в сторонние организации и прочих документов, порученных директором.
- Составление программы совещаний, сбор информации, приглашение участников и их последующая регистрация, оформление протоколов заседаний.
- Контроль соблюдения распоряжений руководства.
- Обеспечение директорского места необходимыми канцелярскими товарами и техникой, создание условий для наиболее эффективной работы.
- Прием посетителей.
- Перенос информации в базу данных либо печать рабочих материалов по распоряжению директора.
- Копирование документов на ксероксе.
- Формирование дел по установленной номенклатуре, их хранение и своевременная сдача в архив.
- Соблюдение внутреннего распорядка организации, техники безопасности, противопожарной защиты.
- Поддержание порядка на своем рабочем месте.
Это ключевые рабочие функции, которые включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя. Помимо приема посетителей, здесь уделяется внимание контролю за соблюдением приказов директора, организация собраний и ведение протоколов.
Продолжение инструкции: перечень прав секретаря
Далее должностная инструкция офис освещает права секретаря. Перечислим основные положения.
- Владение всей информацией (конфиденциальные сведения не исключение), которая требуется для выполнения должностных обязанностей.
- Внесение предложений по улучшению рабочего процесса касательно как самого сотрудника, так и предприятия в целом.
- Отправка запросов подразделениям организации и отдельным лицам с целью получения сведений и документов, требующихся для выполнения обязательств. Возможно как по своей инициативе, так и по поручению руководителя.
- Принятие решений в своей зоне ответственности.
Также должностная инструкция позволяет сотруднику требовать предоставления подходящих условий для трудовой деятельности. В случае возникновения опасности для жизни и здоровья работник вправе не приступать к выполнению обязательств.
Заключительный раздел ответственность
В последнем разделе инструкции перечислены ситуации, в которых на секретаря может быть возложена ответственность.
- Невыполнение, несвоевременное либо ненадлежащее выполнение своих обязательств.
- Нарушение должностной инструкции.
- Разглашение конфиденциальных сведений, несоблюдение коммерческой тайны.
- Нарушение внутреннего распорядка, правил противопожарной безопасности и охраны труда.
В должностной инструкции секретаря-референта также прописана ответственность за проведение заседаний без распоряжения руководства и ненадлежащее качество документов, представленных на подпись. Сотрудник отвечает за последствия принятых им решений и нарушение норм этикета.
Должностная инструкция содержит основной перечень рабочих функций секретаря, определяет его права и зону ответственности. В его обязательства входит подготовка переговоров с руководством, систематизация документов и их своевременная передача в архив. От секретаря ожидается соблюдение норм делового общения и вежливое обслуживание посетителей. Далее можно скачать по ссылке примерный образец должностной инструкции, содержащий все 4 раздела.