Согласие на обработку персональных данных сотрудника

Когда человек устраивается на новую работу, ему нужно предъявить свои документы работодателю. Для того чтобы использовать личную информацию, ему потребуется получить разрешение в письменном виде. Такой порядок закреплен в законе № 152-ФЗ. Заявление не имеет строгой формы. В конце статьи можно скачать образцы бланков.

Как выглядит заявление

Без получения письменного согласия на обработку персональных данных работодатель не сможет хранить их, обрабатывать или передавать третьим лицам. В законе оговаривается, какие сведения обязательно включить в бланк.

Иногда согласие оформляется в виде заявления. Оно содержит:

1. Данные адресата. Указывают ФИО и должность работодателя, полное наименование организации.
2. ФИО заявителя.
3. Название бумаги.
4. Подтверждение в получении согласия на обработку персональных данных работника.
5. Название организации, которой дается разрешение.
6. Список реквизитов, которые работник разрешает использовать (здесь перечисляют среди прочего ФИО, номер и серия паспорта, сведения о рождении и членах семьи, место жительства, опыт работы и так далее).
7. Срок действия, при наступлении которого обработка личной информации должна быть прекращена.
8. Указание, что заявитель ознакомлен с Положением, принятым в организации.
9. Дата составления и личная подпись.

В текст также можно включить пункт, показывающий, с какой целью разрешается использовать личную информацию. Однако внесение этого уточнения не является обязательным.

Можно ли составить документ в электронном формате

По закону допускается подача согласия как в простом письменном, так и в электронном виде. Однако в последнем случае нужно подтвердить, что сообщение действительно получено от определенного сотрудника.

Для этого ставится электронная подпись. Без нее идентифицировать отправителя не получится.

При возможности представить разрешение можно в электронном формате. Закон утверждает только перечень реквизитов, которые должны отражаться в содержании.

Когда получать  разрешение работника не требуется

Есть несколько исключительных ситуаций, когда получать разрешение на обработку личных данных не требуется. К таковым относятся:

• случаи, когда информация нужна для защиты здоровья сотрудника (в частности, при переводе на должность с лучшими условиями работы);
• предоставление сведений в военкомат, социальные фонды;
• обработка информации в рамках исполнения условий трудового договора.

Заявление на использование персональных данных сотрудника один из обязательных документов при трудоустройстве. Он позволяет работодателю собирать, хранить и использовать сведения о работнике. Бланк не имеет унифицированной формы. Вместе с тем в законе оговаривается, что в нем должен содержаться перечень данных, на использование которых сотрудник согласен, а также наименование организации, куда направляется заявление.

Далее, можно скачать образцы бланков по ссылкам.